¿Es verdaderamente importante tener un presupuesto de gastos?

Por ActionCOACH Juan de Dios Retamoza / México

En las empresas que tienen un nivel de ventas constante, recurrente y fluido, es muy común que gasten “a como se van presentando las necesidades” …  ¿Es esto correcto? En las próximas líneas hablare de los errores o creencias mas comunes sobre los gastos y los beneficios que puede tener elaborar un correcto presupuesto.

Normalmente, cuando una empresa quiere ganar más dinero, la primera instrucción que se da por parte del dueño, es reducción de gastos. La pregunta aquí es: ¿Qué gastos disminuir? Hay gastos relacionados directamente con la venta (variables) y gastos administrativos o fijos. Debemos de tener mucho cuidado en el impacto de los gastos variables, ya que estos pueden ocasionar una baja productividad en la oferta y por ende afectar directamente a la utilidad. Si no se tiene un presupuesto, no se pueden reducir los gastos, porque solo se puede mejorar lo que se esta midiendo, y para hacerlo tenemos que poner un objetivo. Por ello la primera regla de oro, si lo quieres mejorar, presupuesta.

Cuando hablamos de presupuesto de gastos, a todos los vendedores nos da miedo, porque siempre pensamos que solo sirve para poner obstáculos, que detienen la venta y que solo se cuidan los pesos sin pensar lo que podríamos traer como beneficio si gastamos ese dinero. En cierto modo tienen razón si se hace mal o sin un argumento. Un error tradicional que hacemos al presupuestar las salidas de dinero es poner los gastos variables como un monto fijo ($) y no como un porcentaje de las ventas. Si lo que buscas es crecer en ventas, no puedes poner fijo el gasto variable… eso si frena el que tus vendedores salgan por más.

Tener un presupuesto de gastos te da claridad en tu flujo de efectivo, conocer tu punto de equilibrio, detectar aquellos elementos en los cuales se te va el dinero y con ello tomar decisiones para que en función de tus capacidades y ventas te queda un margen de utilidad. Para elaborar esta meta, es necesario que conozcas tus gastos reales y para ello debes de documentar toda salida de dinero por mas significativa que parezca. Entonces, 3 puntos clave para elaborar un correcto presupuesto de gastos: documenta todo, clasifica variables y fijos, ten claro tus márgenes.

Si haces bien lo anterior, entonces si puedes tener beneficios del presupuesto de gastos y por lo tanto estrategias para aumentar tus utilidades, como lo son:

• Medir y reducir gastos que realmente impacten a tus utilidades y no al aumento de ventas
• Negociar gastos fijos y convertirlos en variables
• Controlar tus gastos variables (ventas)
• Conocer tu punto de equilibrio del mes

Recuerda que lo mas importante de un presupuesto no es elaborarlo, si no reportar el resultado.

Planea, ejecuta y da seguimiento.