Sistematizar los Procesos Para Optimizar tu Negocio

Por ActionCOACH | María Inés Moran

¿Qué hace que las grandes franquicias de comida sean exitosas y sigan creciendo en todo el mundo? Una de las claves del éxito de este tipo de empresas  tiene que ver con la manera como han logrado sistematizar sus negocios, para así ordenar y optimizar todos sus procesos.

Esto se debe a que sistematizar o normalizar los procesos te permite poner en orden las prácticas o técnicas que aplicas de forma constante en tu negocio.

Gracias a una correcta sistematización puedes agilizar todos los procesos, detectar errores, eliminar los “cuellos de botella” y definir pasos que son replicables a la hora de mejorar la productividad y desarrollar tu negocio.

Las ventajas de sistematizar los procesos

A medida que el negocio va creciendo, cada vez es más difícil reorganizar las tareas e implementar nuevas metodologías de trabajo.

Por esta razón, una de las grandes ventajas de normalizar los procesos tiene que ver con ordenar los procedimientos y prácticas para que tu negocio crezca, se haga más eficiente y mejoren las  operaciones y rutinas.

El hecho de sistematizar los procesos te permite identificar los puntos débiles de tu negocio, para, así, generar nuevos protocolos en toda la cadena de producción y departamentos de la empresa con los cuales obtendrás mejores resultados, ya sea con los mismos recursos o con menos.

Inclusive, se considera que sistematizar los procesos debe ser una práctica obligatoria en caso de que desees escalar tu empresa a través de un sistema de franquicias.

La idea es que tu negocio esté lo más estructurado posible y esto te asegure que el producto o servicio que ofreces a tus clientes sea de calidad.

Recomendaciones para sistematizar los procesos

Si el fin de normalizar los procesos en tu negocio es mejorar la eficiencia y obtener mejores resultados, es indispensable que evalúes los cambios y las modificaciones necesarias sobre los protocolos que vas a implementar en la estructura de la empresa.

Por eso, es necesario, seguir ciertas recomendaciones para lograr sistematizar los procesos de una manera óptima y segura. Estas recomendaciones son los siguientes:

• Elabora diagramas de flujo de tus procesos: Con esto podrás mostrar cómo se relacionan todos los procesos juntos.
• Documenta cómo se realizan los procesos: Permite que tus trabajadores participen del proceso de mejora de la estructura del negocio, describiendo la manera cómo realizan sus labores y de esta forma podrás ver si el procedimiento que ejecutan a diario es el correcto o si es necesario optimizarlo.
• Haz mediciones mediante indicadores clave de desempeño: Estos indicadores puedes obtenerlos de la misma persona que hace el trabajo en diferentes departamentos, tal y como puede ser el área de ventas, donde manejan indicadores fundamentales para el negocio tal como  el monto de venta promedio.
• Permite crecer y  cambiar el sistema: Asegúrate que el sistema se auto-corrija y pueda evolucionar por sí mismo.

Con estos pasos lo que se busca es que no se complique el proceso de normalizar la estructura de la empresa o tus trabajadores no entenderán los cambios que se necesitan para optimizar y hacer crecer el negocio.

Existen diferentes áreas de tu empresa que puedes sistematizar para optimizar los procesos, obtener mejores resultados y mejorar la estructura de tu negocio.

Áreas a sistematizar

Entre las áreas donde puedes sistematizar los procesos se encuentran las siguientes:

• Recursos humanos: En este departamento la sistematización debe enfocarse en cómo consigues, desarrollas, retienes y mantienes un suministro constante de los recursos humanos necesarios para crear tus productos o servicios.
• Distribución: Aquí los procesos deben sistematizarse para definir en dónde se vende el producto o servicio al cliente final y quiénes son los intermediarios que participan en la venta.
• Comercial: Sistematizar los procesos para determinar cómo se venderá el producto o servicio, quién lo venderá y cómo se le compensará.
• Precios: Establecer un sistema que defina cuánto valdrá el producto o servicio, cuánto pagarían los mayoristas, minoristas y consumidores por él y cómo calcularías dicho precio.
• Producción: Esta área es una de las más importantes, siendo el objetivo principal de la normalización de  sus procesos determinar cómo y dónde conseguirás los recursos para crear lo que vendes, cómo realizarás tu producto o servicio, y cuál es tu cadena de valor o todos los procesos por los que pasa un producto o servicio antes de llegar al consumidor.
• Marketing: En esta área debes definir cómo pretendes encontrar, atraer y retener a los consumidores de tu producto o servicio, cómo sabrán los clientes de la existencia de tu producto o servicio y qué estrategias aplicarás para sobrevivir a  la competencia.

Con todas estas herramientas que te ofrece ActionCOACH podrás determinar mejor cómo debes sistematizar los procesos para que no solo puedas manejar mejor tu negocio, sino para que puedas hacerlo crecer y así incrementar las ventas de tu producto o servicio.